نگهداری درست سوابق مالیاتی برای هر فرد و کسب‌وکاری اهمیت زیادی دارد. این کار نه تنها به شما کمک می‌کند تا اظهارنامه مالیاتی خود را به درستی تنظیم کنید و از پرداخت بیش از حد مالیات جلوگیری کنید، بلکه در صورت بروز ممیزی مالیاتی نیز مدارک لازم را برای اثبات صحت اطلاعات ارائه شده در اختیار داشته باشید. در اینجا به توضیح جامعی درباره نحوه نگهداری درست سوابق مالیاتی می‌پردازیم:

1. چه مدارکی را باید نگهداری کنید؟

به طور کلی، هر مدرکی که مربوط به درآمد، هزینه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌های شما باشد و در اظهارنامه مالیاتی شما تاثیری داشته باشد، باید نگهداری شود. این مدارک می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• مدارک درآمد:

  • فرم‌های حقوق و دستمزد (مانند فیش حقوقی، فرم W-2)
  • فرم‌های مربوط به درآمد مشاغل آزاد (فرم 1099-NEC، رسیدهای مشتری)
  • سود سهام و سود سپرده‌های بانکی (فرم 1099-DIV، 1099-INT)
  • درآمد اجاره (قراردادهای اجاره، رسیدهای پرداخت)
  • سایر منابع درآمدی

• مدارک هزینه‌ها:

  • رسیدها و فاکتورهای مربوط به هزینه‌های کسب‌وکار (لوازم اداری، اجاره، بازاریابی، هزینه سفر و غیره)
  • رسیدهای هزینه‌های درمانی (در صورت کسر مالیاتی)
  • رسیدهای مربوط به کمک‌های خیریه
  • مدارک مربوط به بهره وام مسکن و مالیات بر دارایی (در صورت کسر مالیاتی)
  • سایر هزینه‌های قابل کسر

• مدارک مربوط به دارایی‌ها و سرمایه‌گذاری‌ها:

  • اسناد خرید و فروش سهام و سایر اوراق بهادار
  • اسناد خرید و فروش املاک
  • مدارک مربوط به استهلاک دارایی‌ها

• سایر مدارک:

  • نسخه‌هایی از اظهارنامه‌های مالیاتی سال‌های قبل
  • نامه نگاری‌ها با سازمان امور مالیاتی

2. چگونه مدارک را سازماندهی کنید؟

سازماندهی مناسب مدارک، دسترسی به آن‌ها را در زمان نیاز آسان‌تر می‌کند. می‌توانید از روش‌های زیر برای سازماندهی مدارک خود استفاده کنید:

• روش کاغذی:

  • برای هر سال مالیاتی یک پوشه جداگانه در نظر بگیرید.
  • درون هر پوشه، مدارک را بر اساس نوع (درآمد، هزینه‌ها، دارایی‌ها و غیره) یا بر اساس ماه سازماندهی کنید.
  • از برچسب برای مشخص کردن محتویات هر پوشه استفاده کنید.
  • رسیدها و فاکتورهای کوچک را در پاکت‌های جداگانه نگهداری کنید و روی آن‌ها محتوای کلی را بنویسید.

• روش دیجیتالی:

  • مدارک کاغذی را اسکن کرده و به صورت فایل‌های PDF ذخیره کنید.
  • برای هر سال مالیاتی یک پوشه در کامپیوتر یا فضای ابری ایجاد کنید.
  • فایل‌ها را با نام‌های واضح و مرتبط (مثلاً "فیش حقوقی - خرداد 1402"، "رسید لوازم اداری - تیر 1402") ذخیره کنید.
  • از یک ساختار پوشه‌بندی منطقی برای دسترسی آسان‌تر به مدارک استفاده کنید.
  • به طور مرتب از فایل‌های خود پشتیبان (Backup) تهیه کنید.
  • می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد یا نرم‌افزارهای حسابداری برای سازماندهی سوابق مالیاتی خود استفاده کنید.

3. چه مدت باید سوابق مالیاتی را نگهداری کنید؟

مدت زمان نگهداری سوابق مالیاتی بستگی به نوع مدرک و قوانین مالیاتی دارد. به طور کلی، سازمان امور مالیاتی توصیه می‌کند که سوابق مالیاتی را حداقل به مدت پنج سال پس از پایان سال مالیاتی مربوطه نگهداری کنید. در برخی موارد خاص، ممکن است نیاز به نگهداری مدارک برای مدت طولانی‌تری باشد، به عنوان مثال:

• اگر در اظهارنامه مالیاتی خود ضرر مالیاتی اعلام کرده‌اید، ممکن است لازم باشد مدارک مربوط به آن را برای مدت بیشتری نگهداری کنید تا بتوانید در سال‌های آینده از آن ضرر استفاده کنید.
• مدارک مربوط به دارایی‌ها (مانند سهام یا املاک) باید تا زمانی که آن دارایی را نفروخته‌اید و همچنین برای مدت زمان نگهداری سوابق مالیاتی پس از فروش، نگهداری شوند.
• اگر اظهارنامه مالیاتی تقلبی ارائه کرده باشید یا اصلا اظهارنامه ارائه نکرده باشید، ممکن است سازمان امور مالیاتی در هر زمانی بتواند شما را مورد بررسی قرار دهد و در این صورت نیاز به ارائه مدارک مربوط به سال‌های بسیار دورتر نیز وجود خواهد داشت.

4. نکات مهم در نگهداری سوابق مالیاتی:

• دقت: مطمئن شوید که تمام مدارک به درستی و کامل نگهداری می‌شوند. رسیدها و فاکتورها باید خوانا باشند.
• امنیت: سوابق مالیاتی خود را در جای امنی نگهداری کنید تا از گم شدن، آسیب دیدن یا دسترسی غیرمجاز به آن‌ها جلوگیری شود. اگر از روش دیجیتالی استفاده می‌کنید، از رمزهای عبور قوی استفاده کنید و اطلاعات خود را رمزگذاری کنید.
• ثبات: روشی را برای نگهداری سوابق انتخاب کنید که برای شما پایدار و قابل اجرا باشد.
• مشورت با متخصص: در صورت داشتن هرگونه ابهام یا سوال در مورد نحوه نگهداری سوابق مالیاتی، با یک مشاور مالیاتی مشورت کنید.

با رعایت این نکات، می‌توانید سوابق مالیاتی خود را به درستی نگهداری کرده و از مزایای آن بهره‌مند شوید.